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                                     ¡Clasifíquelos!
 

Folleto en línea 'Los Archivos sobre la Lepra - ¡Consérvelos!
 
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Los Archivos sobre la Lepra - ¡Consérvelos!

Introducción  ¿Por qué molestarse?  ¿Qué son los archivos?  ¿A quién le concierne?  ¡Clasifíquelos!  ¿Y ahora qué?  Lo que hay que saber  Sólo para sus ojos  ¿Quién le puede ofrecer consejo?  Proveedores de papel sin ácido  Agradecimientos

 

 

¡Clasifíquelos!


Todo el mundo tiene documentos de algún tipo. Muchos de ellos no hace falta guardar. No se puede conservar todo, pero aquí se ofrecen algunos consejos sobre lo que se debe guardar.

No tiene porque ser viejo para ser conservado. Trate de pensar si algo sera útil en diez, veinte o cincuenta años.





En El Caso De Organizaciones

Muchas organizaciones acumulan documentos pero no tienen un sistema de selección o de almacenamiento a largo plazo. Claro está, hoy en día están más interesadas en el tratamiento de la lepra que en la conservación de archivos. Ésto complica mucho más el trabajo de cualquier persona que quiera hacer investigación más tarde.

Se debe tener un sistema para conservar y deshacerse de documentos.  Debería nombrarse a una persona encargada de clasificar y almacenar los archivos regularmente. Es aconsejable consultar con un archivista o director de documentación cualificado antes de introducir este sistema.

A continuación se ofrecen unos consejos sobre los principales tipos de documentos que cualquier organización debería plantearse guardar permanentemente. Puede tratarse bien de documentos en papel o en formato electrónico (siempre que sean puestos al día regularmente) o ambos.
Se deben conservar los originales siempre que sea posible.  Un original es auténtico, una copia no.

Dibujo de documentos que caen de un armario encima de una persona

Se debe tener un sistema para conservar y deshacerse de documentos. Debería nombrarse a una persona encargada de clasificar y almacenar los archivos regularmente

 

  • actas de juntas y comités
  • papeles departamentales y administrativos
  • informes anuales e informes especiales
  • documentos financieros y cuentas anuales examinadas por un auditor
  • acuerdos legales, contratos, etc.
  • planos de obras y trabajos
  • archivos y correspondencia clave sobre políticas adoptadas
  • documentos sobre gestión
  • documentos relacionados con acontecimientos importantes
  • contactos con el gobierno, miembros de la Organización Mundial de la Salud, la Asociación Internacional de Lepra, la Federación Internacional de Asociaciones contra la Lepra, instituciones caritativas, religiosas y otras instituciones
  • contactos con la prensa/medios de comunicación, incluyendo comunicados de prensa
  • material publicitario
  • recortes de prensa




En El Caso De Documentos Personales

Lo que de debe guardar depende de la persona y de la importancia de su trabajo. Sin embargo, a menudo, se puden encontrar documentos de gran valor para los investigadores en los lugares más insospechados. Lo que sigue es una guía general sobre los documentos que merece la pena conservar:

  • cartas de o a colegas u organisizaciones. Talvez cartas relativas a familias (incluyendo cartas de enhorabuena y pésame)
  • documentos conservados por miembros de comités u organizaciones (no sólo actas de reuniones, o el orden del día, sino también documentos relacionados con estos comités u organizaciones e informes)
  • documentos legales, escrituras de propiedad, finanzas, etc.

Dibujo de una mujer haciendo una lista de lo que hay que guardar y lo que hay que tirar

No se olvide de hacer una lista de cualquier documento que decida tirar

  • documentos relacionados con nombramientos, títulos académicos, honores, premios, carrera en general
  • diarios, especialmente si no son simplemente nombramientos o listas
  • cálculos y datos realizados para documentos publicados
  • cuadernos de investigación, memorandums, apuntes de investigación, documentos sobre projectos
  • conferencias, charlas, discursos, programas de televisión o radio y documentos sin publicar, incluyendo borradores de artículos
  • dibujos, fotografias, películas y grabaciones
  • listas de publicaciones o Curriculum Vitae




¿Qué se puede destruir?

Lo mejor es pedir consejo a un archivista o a un director de documentación antes de deshacerse de documento alguno (se puede contactar con los archivos nacionales o con los archivos locales), aunque aquí incluimos algunos consejos sobre esta cuestión. No se olvide de hacer una lista de cualquier documento que decida tirar; esto no sólo ayudará a que futuros investigadores sepan los documentos que había, sino también puede servir como base para saber lo que se puede tirar en el futuro.

La mayoría de las cosas que aparecen en la siguiente lista se pueden tirar siempre que se hayan comprobado cuidadosamente:

  • duplicado de copias de informes, publicaciones etc. (pero tenga en cuenta que pueden serle útiles a otras instituciones)
  • manuscritos de documentos publicados (consérvelos sólo si el texto es muy diferente de la obra publicada)
  • múltiples borradores de un escrito (a menos que el desarrollo de una idea o un trabajo tenga una importancia clave. Puede que no sea necesario guardar ni siquiera una copia, aunque esto depende de la persona o la institución; piense no obstante, que una lista de publicaciones es siempre útil)
  • material publicado (aunque en muchos caso se pueden guardar muestras o experimentos importantes)
  • pruebas de imprenta o galeradas
  • correspondencia y documentos diarios o frequentes. Por ejemplo, planes de viaje, la matriz de un cheque, todo el papeleo relacionado con la asistencia a una reunión
  • material imprimido, divulgado para conferencias, etc.
  • diarios de nombramientos (a menos que la persona en cuestión sea muy famosa y probablemente se escriba su biografia)
  • documentos sobre el orden del dia o documentos diversos de comités y circulares (a menos que sea el documento oficial de un acontecimiento)
  • referencias
  • separatas de artículos escritos por otras personas (pero no si forman parte de un grupo de documentos relaciona dos entre sí, por ejemplo parte de un tema de investigación, o si están incluidos entre la correspondencia con el autor; o si la publicación es rara y difícil de conseguir)
 


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Última actualización de la página - 7 de agosto de 2003

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