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¡Clasifíquelos!
Todo
el mundo tiene documentos de algún tipo. Muchos de ellos
no hace falta guardar. No se puede conservar todo, pero aquí
se ofrecen algunos consejos sobre lo que se debe guardar.
No tiene porque
ser viejo para ser conservado. Trate de pensar si algo sera útil
en diez, veinte o cincuenta años.
En
El Caso De Organizaciones
Muchas organizaciones
acumulan documentos pero no tienen un sistema de selección
o de almacenamiento a largo plazo. Claro está, hoy en día
están más interesadas en el tratamiento de la lepra
que en la conservación de archivos. Ésto complica
mucho más el trabajo de cualquier persona que quiera hacer
investigación más tarde.
Se debe tener
un sistema para conservar y deshacerse de documentos. Debería
nombrarse a una persona encargada de clasificar y almacenar los
archivos regularmente. Es aconsejable consultar con un archivista
o director de documentación cualificado antes de introducir
este sistema.
A continuación
se ofrecen unos consejos sobre los principales tipos de documentos
que cualquier organización debería plantearse guardar
permanentemente. Puede tratarse bien de documentos en papel o en formato
electrónico (siempre que sean puestos al día regularmente)
o ambos. |
| Se
deben conservar los originales siempre que sea posible. Un original
es auténtico, una copia no. |
Se
debe tener un sistema para conservar y deshacerse de documentos.
Debería nombrarse a una persona encargada de clasificar
y almacenar los archivos regularmente
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- actas
de juntas y comités
- papeles
departamentales y administrativos
- informes
anuales e informes especiales
- documentos
financieros y cuentas anuales examinadas por un auditor
- acuerdos
legales, contratos, etc.
- planos
de obras y trabajos
- archivos
y correspondencia clave sobre políticas adoptadas
- documentos
relacionados con acontecimientos importantes
- contactos
con el gobierno, miembros de la Organización Mundial de
la Salud, la Asociación Internacional de Lepra, la Federación
Internacional de Asociaciones contra la Lepra, instituciones caritativas,
religiosas y otras instituciones
- contactos
con la prensa/medios de comunicación, incluyendo comunicados
de prensa
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En El Caso De Documentos Personales
Lo
que de debe guardar depende de la persona y de la importancia de
su trabajo. Sin embargo, a menudo, se puden encontrar documentos
de gran valor para los investigadores en los lugares más
insospechados. Lo que sigue es una guía general sobre los
documentos que merece la pena conservar:
- cartas
de o a colegas u organisizaciones. Talvez cartas relativas
a familias (incluyendo cartas de enhorabuena y pésame)
- documentos
conservados por miembros de comités u organizaciones
(no sólo actas de reuniones, o el orden del día,
sino también documentos relacionados con estos comités
u organizaciones e informes)
- documentos
legales, escrituras de propiedad, finanzas, etc.
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No
se olvide de hacer una lista de cualquier documento que decida
tirar
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- documentos
relacionados con nombramientos, títulos académicos,
honores, premios, carrera en general
- diarios,
especialmente si no son simplemente nombramientos o listas
- cálculos
y datos realizados para documentos publicados
- cuadernos
de investigación, memorandums, apuntes de investigación,
documentos sobre projectos
- conferencias,
charlas, discursos, programas de televisión o radio y documentos
sin publicar, incluyendo borradores de artículos
- dibujos,
fotografias, películas y grabaciones
- listas
de publicaciones o Curriculum Vitae
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¿Qué se puede destruir?
Lo mejor es
pedir consejo a un archivista o a un director de documentación
antes de deshacerse de documento alguno (se puede contactar con
los archivos nacionales o con los archivos locales), aunque aquí
incluimos algunos consejos sobre esta cuestión. No se olvide
de hacer una lista de cualquier documento que decida tirar; esto
no sólo ayudará a que futuros investigadores sepan
los documentos que había, sino también puede servir
como base para saber lo que se puede tirar en el futuro.
La mayoría
de las cosas que aparecen en la siguiente lista se pueden tirar
siempre que se hayan comprobado cuidadosamente:
- duplicado
de copias de informes, publicaciones etc. (pero tenga en cuenta
que pueden serle útiles a otras instituciones)
- manuscritos
de documentos publicados (consérvelos sólo si
el texto es muy diferente de la obra publicada)
- múltiples
borradores de un escrito (a menos que el desarrollo de una
idea o un trabajo tenga una importancia clave. Puede que no sea
necesario guardar ni siquiera una copia, aunque esto depende de
la persona o la institución; piense no obstante, que una
lista de publicaciones es siempre útil)
- material
publicado (aunque en muchos caso se pueden guardar muestras
o experimentos importantes)
- pruebas
de imprenta o galeradas
- correspondencia
y documentos diarios o frequentes. Por ejemplo, planes de
viaje, la matriz de un cheque, todo el papeleo relacionado con
la asistencia a una reunión
- material
imprimido, divulgado para conferencias, etc.
- diarios
de nombramientos (a menos que la persona en cuestión
sea muy famosa y probablemente se escriba su biografia)
- documentos
sobre el orden del dia o documentos diversos de comités
y circulares (a menos que sea el documento oficial de un acontecimiento)
- separatas
de artículos escritos por otras personas (pero no si
forman parte de un grupo de documentos relaciona dos entre sí,
por ejemplo parte de un tema de investigación, o si están
incluidos entre la correspondencia con el autor; o si la publicación
es rara y difícil de conseguir)
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