¿Y ahora qué?


Aquí tiene una guía de lo que debe hacer con los documentos que ha decidido conservar.

Aún en el caso de solo disponer de medios limitados sus esfuerzos por conservar documentos importantes no serán en balde y la información seguirá estando disponible durante los años venideros.


Cuidado y Gestión

• Haga una lista de todo lo que se vaya a conservar
  
  
• Conserve todo los documentos juntos (forman un todo) y no separe, preste, venda o destruya ninguno de ellos.  Poner, incluso documentos deteriorados, en un lugar diferente al que se encontraban desde un principio pueden destruír la evidencia
  
  
• Mantenga el orden inicial - esto ayudará a los futuros investigadores; no se deje llevar por la tentación de agrupar documentos similares, como por ejemplo facturas o cartas de pésame, si no han sido colocados originalmente en ese orden
  
  
• Nunca ponga al día, altere o corrija un documento, aunque parezca estar equivocado.  Si es necesario puede adjuntar una nota, firmada y fechada, con su opinión sobre lo que sería correcto
  
  
• Asesórese sobre cuál es la mejor manera de catalogar el material para que el propietario o cualquier futuro investigador pueda acceder a el fácilmente.  Además esto proporciona seguridad ya que el material no catalogado corre el riesgo de perderdse accidentalmente o de ser robado
  
  
• Fomente las buenas práticas mediante la creación y conservación de documentos; fomente una gestión regular de los documentos para evitar futuros problemas de selección y eliminación
  
  
• Conserve cintas y disquetes de ordenador así como todo el papeleo adjunto, esto podría ser crucial si la cinta o el disquete queda anticuado y ya no puede ser utilizado en los aparatos modernos
  
  
• Ponga el nombre y la fecha con lápiz en el reverso de fotografías siempre que sea posible

Nunca ponga al día, altere o corrija un documento aunque parezca estar equivocado.  Si es necesario puede adjuntar una nota, firmada y fechada, con su opinión sobre lo que sería

Cuidados Prácticos

• Conserve todo el material en estanterías en cajas cerradas.  La luz, el agua, los insectos y la suciedad son algunas de las peores amenazas para los archivos.  Las mejores son las cajas fabricadas con material libre de ácido (fabricadas a partir de trapos y no de pulpa de madera) pero si no pueden conseguir estas cajas utilize las más consistentes que encuentre. Los mapas deben conservarse sin doblar o en tubos fabricados con material libre de ácido.  Se pueden utilizar carpetas hechas de material libre de ácido para guardar montones individuales de papel.  Tanto los tubos como las cajas también pueden ser forrados con papel sin ácido lo cual resulta más barato y más fácil.
  

Conserve todo el material en estanterías en cajas cerradas

• Utilize papel sin ácido (si es posible) para los documentos importantes como actas etc.
  
  
• Guarde todo el material por lo menos a 15 cm del suelo para protegerlo en caso de inundación
  
  
• Conserve los archivos en unas condiciones seguras, estables, frescas, secas y limpias. Manteniendo la temperatura estable logrará que los documentos duren mucho más (especialmente las películas y las fotografías) que si la temperatura cambia durante el día y con las estaciones.  Si es posible controle las condiciones con un termómetro y con un hygrómetro.  Las condiciones ideales para la mayor parte del material de archivo es una temperatura que no supere los 18°C y una humedad relativa no superior a un 60%
  

• Cuando redacte documentos de importancia utilize una pluma estilográfica.  Evite la utilización de bolígrafos y rotuladores incluyendo los especiales, los cuales se desvanecen con el tiempo
  
  
• Solo utilize lápiz cuando esciba sobre un documento ya existente
  
  
• No repare los documentos con celo, scotch o con ningún otro tipo de cinta adhesiva
  
  
• No guarde documentos en carpetas de plástico, ni utilize materiales que se degradan o se oxidan como las grapas, carpetas de anillas o cajas metálicas para películas
  

Guarde todo el material por lo menos a 15 cm del suelo para protegerlo en caso de inundación

• Asegúrese de que las fotocopiadoras utilizadas para fotocopiar documentos (como recortes de periódicos y otros documentos delicados) estén en perfecto funcionamiento
  
  
• Trate el material con cuidado, no permita que los lectores utilizen el material no catalogado y supervíselos cuando utilizen el material original