Classifique-os!

Todos tem arquivos de um tipo ou outro. Muitos desses arquivos não precisam ser mantidos. Você não pode guardar tudo, mas aqui vão algumas dicas sobre o que você deve manter.

Uma coisa não precisa ser velha para ser mantida. Considere a utilidade que terá daqui a 10/20/50 anos.

No Caso de Organizações

Muitas organizações acumulam registros mas não possuem um sistema para seleção ou armazenamento a longo prazo. É compreensível que estejam mais interessadas no tratamento da hanseníase hoje do que na manutenção de arquivos. Isso torna as coisas muito mais difíceis para alguém que queira fazer trabalhos de pesquisa no futuro.

Deve-se ter um sistema para manter registros e para joga-los fora. Esse sistema deve prever que uma pessoa seja encarregada de classificar e armazenar esses arquivos regularmente. O ideal seria que um arquivista ou administrador de arquivos competente fosse consultado antes da implementação do sistema.

A seguir oferecemos algumas diretrizes sobre os principais tipos de registros que qualquer organização deveria considerar preservar permanentemente. Todos esses arquivos podem ser em papel ou meio eletrônico (desde que atualizados regularmente) ou mesmo ambos.

Deve-se ter um sistema para manter registros e para joga-los fora. Esse sistema deve prever que uma pessoa seja encarregada de classificar e armezenar esses arquivos regularmente

 

• atas de conselhos e comitês

• papéis departamentais ou administrativos

• relatórios anuais e relatórios especiais

• relatórios financeiros e contas anuais examinadas por auditores

• acordos legais, contratos e etc.

• planos de obras e construções

• arquivos e correspondências chaves sobre políticas adotadas

• documentos administrativos

• papéis relativos a eventos importantes

• contatos com instituições governamentais, membros da OMS, ILA, ILEP, organizações de caridade, religiosas ou outras

• contatos com a imprensa e a mídia, incluindo comunicados de imprensa

• material publicitário

• recortes de jornais e revistas

No Caso de Papéis Pessoais

O que deve ser mantido depende da pessoa e da importância de seu trabalho. No entanto, com freqüência papéis de grande valor para pesquisadores podem ser achados em lugares pouco prováveis. A seguir oferecemos as diretrizes gerais para o tipos de papéis que podem valer a pena preservar:

• cartas de ou para colegas, organizações e possivelmente familiares (incluindo cartas de congratulações, condolências e etc.)

• registros mantidos por membros de comitês, organizações (não necessariamente apenas atas de reuniões ou ordens do dia, mas também documentos e informativos relacionados com esses comitês e organizações).

• registros legais, escrituras de propriedades, registros financeiros e etc.

• registros relativos a nomeações, diplomas, títulos honorários, prêmios e carreiras em geral

Lembre-se de fazer uma lista de tudo o que decidir jogar fora

• diários, especialmente se não registrarem apenas compromissos e listas

• cálculos e dados para papéis publicados

• cadernos, memorandos ou notas de pesquisa, documentos sobre projetos

• conferências, palestras, discursos, transmissões em rádio ou televisão e papéis não publicados, incluindo rascunhos de artigos

• desenhos, fotografias, filmes e gravações

• listas de publicações e currículos

O melhor é pedir o conselho de um arquivista ou administrador de arquivos (contate os arquivos nacionais ou um arquivo local) antes de jogar alguma coisa fora. No entanto, incluímos alguns conselhos gerais. Lembre-se também de fazer uma lista de tudo o que decidir jogar fora, isso não só ajudará futuros pesquisadores a saber o que existia, mas também dará uma base para saber o que jogar fora no futuro.

A maior parte do que vem a seguir pode ser jogado fora, mas apenas após ter sido cuidadosamente verificado:

• duplicatas de cópias de relatórios, publicações e etc. (mas tenha em mente que podem ser úteis para alguma outra instituição)

• manuscritos de papéis publicados (mantenha-os apenas se o texto for muito diferente do trabalho publicado)

• rascunhos múltiplos de qualquer coisa (a menos que o desenvolvimento da idéia ou trabalho seja muito importante. Dependendo da pessoa ou instituição talvez não seja necessário manter nem uma cópia, embora uma lista de publicações seja sempre útil)

• materiais publicados (embora em alguns casos amostras ou experimentos importantes possam ser guardados)

• provas tipográficas ou de impressão

• correspondências e papéis diários ou de rotina, por exemplo: planos de viagens, canhotos de cheque, todos os papéis associados com o comparecimento a uma reunião

• material impresso distribuído para conferências, etc.

• agendas de compromissos (a menos que a pessoas seja muito famosa e seja provável que escrevam sua biografia)

• documentos sobre a ordem do dia ou documentos diversos de comitês e circulares (a menos que seja o registro formal de um evento)

• referências

• reproduções de artigos escritos por outras pessoas (mas não se parte de um grupo de documentos relacionados entre si, por exemplo: parte de um tema de pesquisa ou incluído em meio à correspondência com o autor, ou se a publicação for rara ou difícil de obter)