E agora?

Aqui vão algumas diretrizes sobre o que você deve fazer com os registros que você decidir manter.

Mesmo com recursos limitados seus esforços para manter registros importantes não serão em vão e as informações estarão disponíveis durante os anos seguintes.

Cuidados e Gerenciamento

• faça uma lista de tudo o que será mantido
  
  
• antenha todos os documentos juntos (eles compõem um todo) e não separe, empreste, venda ou destrua nenhuma parte deles. Separar documentos do seu lugar original, mesmo que os mesmos estejam danificados, pode destruir evidências
  
  
• mantenha-os na ordem original - isso será útil para pesquisadores no futuro. Por exemplo, não se deixe levar pela tentação de juntar documentos semelhantes, tal como faturas ou cartas de condolência, se os mesmos não estiverem organizados dessa forma
  
  
• nunca atualize, altere ou corrija um documento, mesmo que pareça estar errado. Se necessário anexe observações separadas, assinadas e datadas, com sua opinião sobre o que seria correto
  
  
• peça conselhos sobre a melhor maneira de catalogar o material de forma que ele fique facilmente acessível ao proprietário e a qualquer pesquisador no futuro. Isso também oferece segurança, uma vez que material não catalogado corre o risco de ser perdido acidentalmente ou roubado intencionalmente
  
  
• encoraje as boas práticas ao criar e manter registros. Encoraje o gerenciamento regular dos registros para evitar futuros problemas de seleção e eliminação
  
  
• mantenha disquetes e fitas de computador. Também mantenha quaisquer papéis associados a eles uma vez que isso pode ser crucial se o disquete ou fita se tornar tecnicamente antiquado e não puder mais ser utilizados nas máquinas atuais
  
  
• sempre que possível, identifique fotografias, escrevendo com lápis no verso nomes e datas.

Nunca atualize, altere ou corrija um documento, mesmo que pareça estar errado. Se necessário anexe observações separadas, assinadas e datadas, com sua opinião sobre o que seria correto

Cuidados Práticosa

• armazene todo o material em prateleiras em caixas com tampas. Luz, água, insetos e sujeira são algumas das maiores ameaças a materiais arquivados. As melhores caixas são as fabricadas com materiais livres de ácido (feitas a partir de farrapos e não de polpa de madeira), mas se não puder obter esse tipo de caixa, use o tipo mais reforçado que encontrar. Mapas devem ser armazenados ser dobrar ou enrolados em tubos fabricados com materiais livres de ácido.  Pastas feitas de materiais livres de ácido podem ser usadas para guardar lotes independentes de papéis. Também pode ser mais fácil e barato obter papel sem ácido para forrar caixas e tubos.

Armazene todo o material em prateleiras em caixas com tampas

Papel e caixas feitas de materiais livres de ácido podem ser difíceis de encontrar ou reconhecer. Caso não possam ajudá-lo em sua papelaria habitual, contate os arquivos nacionais e peça orientação. Mais informações podem ser encontradas na página Fornecedores de Papel Sem Ácido.

• use papéis livres de ácido (se possível) para documentos importantes tais como minutas de reuniões e etc.

• armazene todo o material a pelo menos 15 cm (6 polegadas) acima do chão para protegê-lo contra enchentes

• armazene todo o material dos arquivos em condições seguras, estáveis, frescas, secas e limpas. Os registros duram muito mais (especialmente fotografias e filmes) se a temperatura puder ser mantida estável do que se a temperatura muda com o horário do dia ou com as estações. Se possível, monitore as condições com um termômetro e um higrômetro. As condições ideais para a maior parte dos materiais é de não mais que 18º C e não mais que 60% de umidade relativa do ar

• quando criar registros importantes, use caneta tinteiro. Evite usar canetas esferográficas, hidrográficas ou marcadores, pois todos podem desbotar

• use apenas lápis quando escrever em documentos existentes

• não remende materiais com qualquer tipo de fita adesiva

• não armazene registros em pastas plásticas, nem use qualquer material que se desintegre ou oxide, tal como grampos, pastas com ferragens ou caixas de metal para filmes

Armazene todo o material a pelo menos 15 cm (6 polegadas) acima do chão para protegê-lo contra enchentes

• certifique-se de as copiadoras estejam em boas condições para copiar registros (tais como recortes de jornais e outros registros delicados)

• manuseie todo o material com cuidado, não deixe leitores usarem material não catalogado e supervisione-os enquanto usarem material original