Triez-les!

D'une façon ou d'une autre, tout le monde conserve du matériel d'archive. Une grande partie de ce dernier n'a pas besoin d'être conservée.
Vous ne pouvez pas tout garder mais voici quelques conseils qui vous aideront à savoir ce qu'il vous faut conserver. Réfléchissez à l'importance qu'aura une pièce d'archive quelconque dans 10, 20 ou 50 ans.

Pour les organisations

Beaucoup d'organisations accumulent le matériel d'archive mais elles ne disposent pas du système ou l'archivage à long terme de ce matériel. De façon tout à fait compréhensible, elles s'intéressent plus au traitement de la lèpre aujourd'hui qu'à la conservation des archives. Cet état des choses rend cependant difficile la vie de toute personne qui souhaiterait faire des recherches plus tard.

Elaborez un système pour la conservation et la destruction du matériel d'archive. Cette mesure devra inclure un triage et un classement systématiques des fichiers par une personne désignée. De façon idéale, ce système sera introduit après avoir consulté des archivistes/responsables du classement compétents en la matière.

Les lignes directrices suivantes donnent une idée des principaux types d'archives que les organisations, quelles qu'elles soient, devraient envisager de conserver en permanence. Ces archives peuvent se présenter sous forme de document ou sous format électronique (si elles sont fréquemment mis à jour) ou les deux.

Elaborez un système pour la conservation et la destruction du matériel d'archive. Cette mesure devra inclure un triage et un classement systématiques des fichiers par une personne désignée

• les comptes rendus des conseils d'administration/des comités

• les documents administratifs et de service

• les rapports annuels/les rapports spéciaux

• les dossiers financiers/les comptes annuels

• les contrats juridiques, etc.

• les travaux/les plans d'un bâtiment

• les fichiers sur les politiques clés/la correspondance

• les dossiers d'administration

• les documents portant sur d'importants événements

• les relations avec les gouvernements, les membres de l'OMS/ILA/ILEP, les institutions caritatives ou religieuses et autres

• les contacts avec la presse/les médias y compris les communiqués de presse

• le matériel publicitaire

• les coupures de journaux

Pour les documents personnels

Ce qu'il convient de garder dépend de la personne et de l'importance de son travail. Toutefois, il arrive souvent que les documents d'importance aux yeux des chercheurs soient classés dans des endroits introuvables. Voici quelques lignes directrices quant au type de documents à conserver:

• les lettres à des, et de la part de, collègues/d'organisation voire de proches parents (dont les lettres de félicitations, de condoléances, etc.)

• les archivages conservés en tant que membre d'un comité/d'une organisation (pas uniquement les comptes rendus ou les ordres du jour mais les documents et rapports s'y référant)

• les archives juridiques, les droits de propriétés, les finances, etc.

• des archives se référant à des rendez-vous, des études, des honneurs, des récompenses ou une carrière professionelle en général

N'oubliez pas de dresser la liste de tout ce dont vous souhaitez vous débarrasser

• des agendas, notamment s'ils ne comportent pas uniquement des rendez-vous/des listes

• des calculs et des données pour les documents publiés

• des carnets de recherche, des protocoles, des notes, des documents de projet

• des conférences, des discussions, des discours, des diffusions de programme et des documents non publiés dont les projets d'articles

• des dessins, des photos, des films, des enregistrements sur cassette

• des listes de publications/des curriculums vitae
  
  
  

Que peut-on détruire?

Il est préférable de consulter un archiviste ou un responsable du classement (auprès des archives nationales ou locales) avant de jeter quoi que ce soit. Toutefois, quelques points généraux vous sont donnés ci-dessous. De même, n'oubliez pas de dresser la liste de tout ce dont vous souhaitez vous débarrasser, non seulement cette démarche permettra d'informer les chercheurs futurs sur ce qui existait et ce qui n'est plus mais elle permettra également de servir de guide quant à ce que l'on peut jeter à l'avenir.

Après une vérification initiale, les éléments figurant dans la liste ci-dessous peuvent être jetés:

• tous les doubles exemplaires de rapports, publications, etc. (n'oubliez pas toutefois qu'ils peuvent se révéler utiles à d'autres institutions)
  
  
• les manuscrits de documents publiés (ne les conserver que si le texte diffère énormément de la version publiée)
  
  
• les brouillons, premiers jets de tous documents (à moins que le processus de mise au point de l'idée ne soit d'une grande importance. Selon la personne/l'institution, il peut être inutile de conserver ne serait-ce qu'un exemplaire; toutefois, il est recommandé d'établir une liste des publications)
  
  
• toutes les données entièrement publiées (mais dans certains cas, des spécimens ou des essais significatifs peuvent être conservés)
  
  
• les épreuves en placards
  
  
• la correspondance au jour le jour et les documents de routine, ex: préparatifs d'un déplacement, souches de chèques, tous les documents associés à la participation à une réunion
  
  
• les documents imprimés et distribués en vue de conférences
  
  
• le calendrier des rendez-vous (à moins que la personne ne soit connue et qu'elle soit susceptible d'être le sujet d'une biographie)
  
  
• les ordres du jour/ les documents divers et circulaires associés à un comité (à moins qu'il ne s'agisse de l'enregistrement officiel de l'événement)
  
  
• le matériel de référence
  
  
• les tirages supplémentaires d'un article écrit par quelqu'un d'autre (sauf s'il fait parti d'une série de documents à ce sujet, ex: partie d'un sujet de recherche ou des documents joints à un courrier échangé avec l'auteur ou si la publication est rare et difficile à trouver)