Et maintenant, que faire?

Voici quelques lignes directrices sur les mesures à prendre quant aux archives que vous avez décidées de conserver.

Même avec des ressources limitées, les efforts que vous ferez pour préserver d'importants documents ne seront pas vains et les informations qu'ils renferment seront disponibles pendant de nombreuses années à venir.

Prise en Charge et Gestion

• dressez la liste de tout le matérial qu'il convient de garder
  
  
• conservez tout le matériel à archiver dans un même endroit (de façon à former un tout).  Il est important de ne séparer aucun document du reste, ni de les prêter, de les vendre ou de les détruire.  Déplacez tout document ou matériel de son emplacement original, même s'il est endommagé, ne peut que se révéler défavorable
  
  
• préservez l'ordre original dans lequel se présente le matériel à conserver; cette précaution aidera les chercheurs à venir.  Par exemple, évitez de classer ensemble tous les documents de même nature, comme les factures ou les lettres de condoléances s'ils ne sont pas déjà répertoriés de la sorte
  
  
• evitez de mettre à jour, de modifier ou de corriger un document, même s'il semble erroné.  Le cas échéant, annexez-y des notes séparées que vous aurez signées et datées et sur lesquelles figureront vos vues quant au texte du document et ce qu'il serait bon de modifier ou de préciser
  
  
• recherchez des conseils sur la meilleure façon de cataloguer le matériel de façon à ce que le titulaire de ces documents ou tout futur chercheur puisse y accéder facilement
  
  
• encouragez la bonne pratique en créant des dossiers et en les maintenant.  Approuvez une gestion régulière des archives pour éviter tout futur problème de tri et de mise au rebut
  
  
• conservez les disquettes et tout autre enregistrement informatique.  De même, il convient de conserver tous les documents écrits associés à ces enregistrements dans la mesure où ceux-ci seront essentiels désuet et ne pouvait plus être lu par le matériel informatique actuel
  
  
• identifiez les photographies en y inscrivant au crayon à papier les dates et noms au verso chaque fois que possible

Il convient de ne jamais mettre à jour, modifier ou corriger l'original d'un document, même s'il semble erroné.  Le cas échéant, annexez-y des notes séparées que vous aurez préalablement signées et datées et sur lesquelles figureront vos vues quant au texte du document et ce qu'il serait bon de modifier ou de préciser

Archivage Pratique

• Stockez tout le matériel dans des boîtes équipées d'un couvercle.  La lumière, l'eau, les insectes et la poussière sont quelques-unes des menaces les plus nuisibles au matériel d'archive.  Les boîtes de bonne qualité sont sans acide (fabriquées à partir de chiffons et non pas de pulpe de bois) mais si vous ne pouvez vous en procurer, utilisez ce qui se fait de mieux dans votre localité.  Les cartes devraient être conservées à plat ou roulées dans des tubes sans acide.
  
  On peut utiliser des chemises sans acide pour protéger des liasses individuelles de documents. De même, il peut être plus économique et plus facile de se procurer du papier sans acide pour en tapisser l'intérieur des boîtes et des tubes.

Stockez tout le matériel dans des boîtes équipées d'un couvercle

Les boîtes et le papier sans acide peuvent se révéler difficiles à reconnaître ou à se procurer.  Si votre papetier ne peut vous aider, essayez de contacter les archives nationales de votre pays pour obtenir conseil.  Voir distributeurs de papier sans acide pour de plus amples renseignements.

• Utilisez du papier sans acide (si possible) pour les documents importants comme les comptes rendus

• Stockez tout le matériel à au moins 15cm du sol pour les protéger contre toute inondation

• Stockez le matériel d'archive dans un endroit sûr, stable, frais, propre et à l'abri de l'humidité.  Si une température constante peut être maintenue, la durée de vie des archives sera plus longue (notamment les photos et les films) que si elle varie en fonction de l'heure du jour et des saisons.  Surveillez la température ambiante si possible à l'aide d'un thermomètre et d'un hydromètre.  Les conditions de stockage de la plus grande partie du matériel d'archive est: une température ne dépassant pas 18°C et un degré d'humidité inférieur à 60%

• Utilisez un stylo à encre pour l'élaboration de tout document important.  Evitez les stylos à bille, les stylos-feutres ou les marqueurs magiques qui s'estompent tous avec le temps
  
  
• Ne recollez pas le matériel d'archive avec du ruban adhésif ou scotch

• Evitez de conserver les dossiers dans des fichiers plastiques ou tout autre matériau qui se dégrade ou qui se rouille comme les agrafes, les fichiers à barrette métallique ou les boîtes en métal pour pellicules

Stockez tout le matériel à au moins 15cm du sol pour les protéger contre toute inondation

• Assurez-vous de l'entretien des photocopieuses pour la reproduction des dossiers d'archive (comme les coupures de journaux et tout autre matériel d'archive fragile)

• Manipulez le matériel d'archive avec soin.  Ne laissez pas les lecteurs utiliser du matériel non répertorié et surveillez-les lorsqu'ils consultent des articles originaux